電子契約のデメリットと解決方法

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電子契約のデメリット

電子契約サービスはネット上で電子契約を行い、それにより印紙が不要になるためコストタウン、郵送や押印作業が不要となり業務効率化が見込めるなど大きなメリットがあるため多くの企業に導入されています。

ただし、メリットだけではなくデメリットも存在します。多くの記事ではメリットの方が大きく取り上げられていますが、契約は企業活動の根幹をなす行為。企業のリスク対策のために、デメリットもきちんと認識しましょう。

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電子契約サービスのデメリット 4点

  1. 取引先への説明や依頼が必要となる
  2. 社内の既存業務フローの変更を伴う
  3. 電子化できない契約も存在する
  4. サイバー攻撃リスクが0ではない

電子契約のデメリットを解消する方法

電子契約のデメリットを解消する方法があります。

①取引先への説明や依頼が必要となる

電子契約に際しメールアドレスや利用者情報を登録する必要がありますが、大手サービスを利用することで、先方がすでに利用しておりスムーズにことが進む可能性があります。

日本の大手サービスとしては「クラウドサイン」、「GMOサイン」のシェアが高いです。海外では「docusign」、「adobe sign」のシェアが高いです。

これらのサービスは、登録が非常に簡単で誰でも容易にできるようになっています。先方がネットに疎い方でも5分程度で登録完了して利用できると思います。

②社内の既存業務フローの変更を伴う

社内への導入は規模の大きい会社であるほど大変だと思います。ただし、一度導入すれば契約関連業務において格段に効率化を図れます。

「クラウドサイン」では誰でも簡単に操作できる画面構成が評判となっています。チャットサポートや大企業をサポートした経験をもつ専門チームが有償で導入を支援するサービスも提供しています。

③電子化できない契約も存在する

行政が電子化を推進していることもあり、一般的な業務における大部分の契約書は電子化可能ですが、一部契約書においては法令上「書面で」という明言があるため紙での作成保存が指定されています。例を上げると以下の通り。

電子化できない契約書一覧
契約書名 法令
定期借地契約書・定期借家契約書 借地借家法22条、38条1項
宅建業者の媒介契約書 宅地建物取引業法34条21項
不動産売買における重要事項証明書 宅地建物取引業法35条※契約ではない
マンション管理等の委託契約書 マンション管理適正化法73条
任意後見契約書 任意後見契約に関する法律3条
訪問販売等で交付する書面 特定商取引法4条

※2021年6/8現在。法令は変更となる可能性が高いので必ず確認してください。条件、時期により例外もありえます。

これらを主として用いないのであればこの点において電子契約のデメリットは考えなくても良いでしょう。

④サイバー攻撃リスクが0ではない

クラウドに情報が保存されるのでサイバー攻撃による情報漏えいリスクは0ではありません。日本には今数十の電子契約サービスがありますが、やはりマイナーな運営会社のものは避けたほうが良いでしょう。

国内の大手企業「クラウドサイン」、「GMOサイン」は上場企業(または上場関連会社)が運営しており、かなり堅牢なセキュリティを誇っています。実際に利用企業の中には大手企業も多く、信頼性の高さを感じます。

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