アストロラボ株式会社の契約書保管クラウドサービスが「どこでも契約書クラウド」にバージョンアップ

どこでも契約書クラウドで得られる体験

企業間で取引をする際、大切な役割を果たす契約書ですが、必要なときにすぐに見つからず、タイムリーな対応ができなかったという経験はありませんか？

「取引先などに訪問した際、契約内容があやふやなまま取引先と協議した」
「トラブルになって法的手段の検討が必要になったときに契約書がすぐに確認できなかった」

どこでも契約書クラウドは”いつでも、どこからでも、すぐに契約書が確認できる”ため、こうした悩みを解決できるツールです。”契約書とのつきあい方をDXするサービス”であるどこでも契約書クラウドが、契約交渉やトラブル時の一助となります。

バージョンアップの背景

以前より提供を続けてきました契約書保管クラウドサービス「CONTRFINDER」は、電子契約ツールと間違えられることが多く、その違いや利便性をうまく伝えられていませんでした。

どこでも契約書クラウドは、スマートフォンのアプリから紙の契約書を撮影し、クラウド上に保存できるサービスです。契約書を一元管理することに特化しているため、電子契約書だけでなく紙の契約書も取り込んで保存でき、キーワードなどにより全文検索で簡単に保存されている契約書の中から探している文書を見つけることが可能です。「契約書を今すぐ確認したいのに外からアクセスできない」「検索ができないからすぐに見つけられなくて不便」など、契約書に関するさまざまな不便を解消できるツールであることをご理解いただけるよう、名称を変更いたしました。

　▼どこでも契約書クラウド 公式サイト

• https://keiyakusho.cloud/

どこでも契約書クラウドでできること

どこでも契約書クラウドは、紙の契約書をアプリでスキャンしデータとしてクラウドに取り込むことで、場所にとらわれない契約書へのアクセスが可能に。さらに、独自の暗号化技術を用いることで、スマートフォンからでも容易にアクセスできる、弊社サービスならではの仕様も実現しています。

導入支援サービス「らくらく管理パック」を開始しました！

「今までの紙の契約書をすべて登録するのはたいへん」というお客様の声にお応えする形で、紙の契約書のスキャン代行から初期登録作業を委託できる導入支援サービス「らくらく管理パック」を新たに開始しました。

保管も運用も楽々。どこにいても、スマートフォンから契約書にアクセスできる

契約書はスマートフォンのカメラで撮影するだけでスキャンが行われ、自動的にデジタルデータへと変換されます。スキャンデータは、高度なOCR処理と呼ばれる技術によってAIが自動でデジタルのテキストデータに変換してくれます。

製本された厚みのある契約書を撮影する際もホチキスを外してバラバラにし、1ページごとにスキャンする必要はありません。スマートフォンカメラで撮影した画像が斜めになっていても、まっすぐに補正して取り込まれます。

また、本サービスではIPアドレス制限をしておりませんので、日本国内はもちろん海外からのアクセスも可能です。保管も運用も簡単な、ストレスのない操作感をぜひご体感ください。

弊社独自の暗号化セキュリティで全文検索も可能

本サービス最大の武器は「弊社独自の暗号化セキュリティ」にあります。通信はTLS1.3により暗号化されており、通信時の盗聴、改ざん、なりすまし等のリスクに対応しています。日常的な管理面においても、独⾃の暗号化技術で暗号化したままデータベースに保存されるため安心です。
また、この独自セキュリティにより暗号化したまま全文検索も可能にしています。

暗号化されたテキスト全文から、特定の⽂⾔や表現を含む・含まないなど、さまざまな条件で検索することができ、それによって⽬的の契約書や発注書を簡単・快適に目的の文書を見つけ出すことができます。「緊急で契約内容の確認がしたい」「過去に特殊な契約内容を記した記憶があるが、どの取引先との契約だったか忘れてしまった」といったケースでもスピーディに確認したい文書を見つけ出すことが可能です。

電子帳簿保存法に対応

どこでも契約書クラウドは電子帳簿保存法の要件を満たすクラウドシステムになりました。取込ファイルの解像度条件、タイムスタンプなどの証憑としての確かさ、最長で11年にもなる保存期間などを満たせるようになったことで、より安心してご利用いただけるようになりました。

「電子印鑑GMOサイン」とのAPI連携が可能

GMOインターネットグループのGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の「電子印鑑GMOサイン」とのAPI連携が可能です。どこでも契約書クラウドで入力・編集された契約情報は、電子印鑑GMOサイン上でも自動更新されます。契約書情報を双方向でシームレスに同期しているため、両方を更新する必要はなく、どこでも契約書クラウドを更新するだけで完了します。

RICOHの複合機なら、見開き状態のままでもスキャンが可能

どこでも契約書クラウドは、株式会社リコーが提供する「EMPOWERING DIGITAL WORKPLACESプラットフォーム」との連携が可能になるサービス「EDWスキャンで契約書保管 by CONTRFINDER」を提供しています。ご契約いただくことで、複合機でスキャンすることでPCなどを介さずに直接どこでも契約書クラウドにスキャンしたデータを送信（連携）でき、保存することができます。

ご契約いただくと、紙の契約書をリコー製複合機でスキャンすることでPCなどを介さずに直接どこでも契約書クラウドにスキャンした文書を保存することができます。

文書は見開きの状態でそのまま簡単にスキャンし取り込むことが可能です。見開きA3サイズの紙面をスキャンする場合、左右のA4ページに自動的に分割された状態で保存することができます。

（※「EDWスキャンで契約書保管 by どこでも契約書クラウド」は、リコージャパンで契約可能な、RICOH（リコー）の複合機専用で提供されるどこでも契約書クラウドのアプリです。こちらのアプリは「EDWスキャンでどこでも契約書クラウド」に名称変更をいたします）

アストロラボ株式会社は、企業現場作業のDX化をサポートすべく皆様のご意見を元にサービスの改善に努めてまいりますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。